Questa fase è volta all’individuazione di eventuali necessità di integrazione, aggiornamento o modifica dei dataset pubblicati, ma anche al monitoraggio del gradimento e dell’effettivo utilizzo dei dataset.

Il Referente Open Data deve verificare se il dataset risponde ancora agli obiettivi stabiliti per cui si è deciso di pubblicarlo, cioè quelli che definiti nella fase di analisi, in termini di priorità di apertura del dato, risultati attesi e grado di apertura.

Il Referente Open Data, quindi, incarica i Referenti Dataset o altri membri del suo staff, di monitorare la “performance” e il gradimento del dataset. Quest’analisi consente di definire se sia opportuno proseguire con l’aggiornamento del dataset o se procedere alla rimozione.

Per valutare il gradimento di un dataset possono essere utilizzati, ad esempio, gli strumenti di monitoraggio del traffico messi a disposizione da Google Analytics: attraverso l’indirizzo web del dataset pubblicato è possibile misurare una serie di metriche quali il numero di visite alla pagina del dataset, il conteggio dei download, il numero di persone che hanno scaricato il dataset in un formato specifico, etc.

Per valutare il gradimento del dataset è possibile utilizzare, inoltre, metriche quali:

• Numero di applicazioni che usano il dataset;
• Numero di download di una App che si appoggia al dataset e che è ottenibile visitando la pagina dell’App nei vari App Store (Apple, Google Play etc.);
• Numero di “like” sul dataset o sulla pagina del Portale dove quel dataset è esposto.

Il dataset pubblicato porterà un valore pubblico solo se verrà effettivamente riutilizzato, così creando valore, o un profitto, per l’utilizzatore. Per questo motivo è importante capire quale interesse commerciale può celarsi nei dataset e valutare, quindi, la qualità dei servizi e delle applicazioni che da esso discendono, promuovendo un dialogo continuo e diretto tra tutti gli attori coinvolti quali sviluppatori, imprese, studenti, ricercatori e anche cittadini.

Il gradimento di un dataset da parte degli attori sociali o dei membri di un Ente può essere comunicato inviando un’e-mail alla casella di posta opendata@regione.veneto.it: in questo modo potrà essere fornita una valutazione più completa del dataset, oppure potrà essere segnalata un’App realizzata a partire da esso, che verrà poi esposta nell’apposita sezione del Portale Open Data Veneto.

È il Referente Open Data, insieme ai Referenti Dataset, che garantisce agli utenti di poter continuare ad accedere ai dataset precedentemente pubblicati. Qualora un dataset presenti imprecisioni o errori, o se non porta valore per nessuno stakeholder, può essere rimosso: è molto importante tenere traccia di tutte le modifiche apportate durante l’aggiornamento per evitare la perdita di dati, invece, validi.

Un dataset, ad esempio, può considerarsi obsoleto ed essere, quindi, rimosso perché ne è stato rilasciato uno che contiene gli stessi dati ed ha struttura più completa e granulare.

L’aggiornamento del dataset, invece, deve orientarsi verso una soluzione di aggiornamento dei dati che permetta il versioning, così consentendo agli utenti, ma soprattutto alle eventuali applicazioni che utilizzano il dataset tramite API, di continuare ad accedere ai dati della versione precedente, specialmente se il dataset cambia nella sua struttura. Naturalmente, è buona prassi registrare tutti i cambiamenti apportati alla nuova versione del dataset anche nei metadati (che devono essere anch’essi sempre aggiornati).

Se l’aggiornamento o la rimozione è avvenuta in seguito ad una o più richieste da parte degli utenti è necessario rispondere alla richiesta in modo puntuale, informandoli prontamente dell’avvenuta modifica.

Se l’analisi di aderenza agli obiettivi suggerisce che il dataset è ancora rispondente agli obiettivi prefissati, il Referente Open Data procede alla sua diffusione attraverso vari canali con l’obiettivo di raggiungere il maggior numero di potenziali utilizzatori possibile.

Ecco di seguito una lista di possibili modalità di diffusione e comunicazione del dataset, che l’Ente potrà utilizzare, su supervisione del Referente Open Data:

• Sito internet e Social Network: il primo strumento con cui l’Ente può comunicare l’apertura o l’aggiornamento dei dati è il suo sito internet e/o eventuali canali “social” attivi, come Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube;
• Blog: come il Blog di Regione Veneto, che raccoglie notizie, eventi e aggiornamenti di vario genere; questo tipo di comunicazione può essere informale e più incisiva per stimolare il riutilizzo dei dataset;
• Workshop informatici: l’opportunità di coinvolgere in momenti organizzati ad hoc esperti sviluppatori, programmatori e grafici, al fine di trovare persone con grande motivazione e competenze tecniche, pronte a mettere al servizio della collettività il proprio know-how: per promuovere questo tipo di attività è necessario dare visibilità al dataset, oltre che a incentivare nuove idee e soluzioni per lo sviluppo di servizi e App innovativi a partire dai dati aperti;
• Concorsi: l’Ente può servirsi di un concorso di idee come strumento per alimentare la ricezione di progetti innovativi su applicazioni o servizi basati sulla pubblicazione dei suoi dataset, ad esempio definendo una categoria di particolare interesse per la collettività (ambiente, economia, salute etc.);
• Comunicato stampa: nei casi in cui la pubblicazione di un dataset rivesta particolare rilevanza per la collettività o per una comunità di sviluppo, il Referente Open Data può decidere di realizzare un comunicato stampa formale, modalità con carattere di eccezionalità all’interno della strategia di diffusione di un dataset;
• Portali aggregatori di dati: la segnalazione del proprio dataset a questi siti, concepiti per raccogliere una grande varietà di dati, costituisce una preziosa opportunità per aumentarne la visibilità e il riutilizzo del dataset.