Identificazione

In questa fase sono inclusi i passi necessari all’identificazione dei dataset interni all’Ente e idonei alla pubblicazione in formato aperto, nonché alla pianificazione dell’attività di raccolta di tali dataset sulla base delle segnalazioni ricevute.

La stima del potenziale di interesse per la collettività di un dataset non può essere condotta in modo oggettivo, perciò, le presenti LL.GG. stabiliscono come, ogniqualvolta sia possibile pubblicare un dataset senza incorrere in costi significativi o in questioni di privacy e/o liceità, sia buona prassi procedere alla pubblicazione, sulla base del principio “Open By Default” dell’Open Data Charter e dal CAD all'art. 52, comma 2.

L’attività di identificazione dei dati e dei documenti oggetto di riutilizzo dovrà essere condotta in modo tale da escludere quelli che, per il tipologia o finalità di riutilizzo, potrebbero violare in particolare:

  1. La sicurezza pubblica, la difesa nazionale, lo svolgimento di indagini penali o disciplinari;
  2. Il diritto di terzi al segreto industriale, statistico e commerciale;
  3. La proprietà intellettuale, ai sensi ai sensi della Legge 22 aprile 1941, n. 633;
  4. I diritti di proprietà industriale ai sensi del Decreto Legislativo 10 febbraio 2005, n. 30;
  5. La riservatezza dei dati personali ai sensi del D. Lgs. N° 196/03 e ss.mm.ii.

Tutte le risorse all’interno dell’Ente sono coinvolte in questa fase del processo, in quanto sono chiamate a segnalare in modo proattivo potenziali dati che possono essere pubblicati in formato aperto, oltre che a contribuire alle attività di censimento predisposte ad hoc per l’identificazione puntuale dei dataset da pubblicare.

Perciò, la fase di identificazione è atta ad individuare tutti i dataset presenti nell’Ente e idonei a pubblicazione e può avvenire in seguito a segnalazione interna o esterna.

Segnalazione interna
La segnalazione interna proviene da una figura appartenente all’Ente; può avvenire in modo strutturato o non strutturato. Nel primo caso avviene, ad esempio, attraverso la compilazione di un formulario in forma cartacea o digitale, disponibile all’interno dell’intranet. Nel secondo caso, invece, la segnalazione avviene, ad esempio, attraverso uno scambio di mail oppure durante un momento di confronto e/o conversazione informale con i colleghi.

È possibile distinguere tra segnalazione “attiva”, nel caso in cui una risorsa comunichi di sua iniziativa al Referente Open Data l’esistenza di un dataset utile, oppure “passiva”, nel caso in cui sia il Referente Open Data a reperire informazioni sulla presenza di dataset idonei alla pubblicazione. L’approccio “attivo” è preferibile, affinché il Referente Open Data non sia il solo a ricercare attivamente i dataset all’interno del patrimonio informativo dell’Ente.

Tuttavia, il Referente Open Data ha l’onere di adottare delle misure volte a sensibilizzare e stimolare tutti i colleghi alla ricerca e segnalazione di dataset. Infatti, il personale può avere difficoltà nel riconoscere il risultato del proprio lavoro come di potenziale interesse per la collettività e per questo è importante chiedere, in particolare ai gestori dei dataset, quali, tra quelli gestiti, possano essere pubblicati in formato aperto, così come aiutarli ad immaginare quali servizi e applicazioni utili potrebbero essere create a partire dai dati. In questo modo aumenta la partecipazione del personale all’implementazione della “Strategia Open Data” dell’Ente e, quindi, il flusso di dati da pubblicare.

I dataset idonei al conferimento possono essere strutturati e prodotti a partire da archivi, elenchi e database in capo all’Ente. Anche il sito web dell’Ente è sorgente di dati di interesse, come i file PDF, i fogli di calcolo e altre tabelle contenute all’interno di documenti di testo, nonché pagine HTML, modulistica e mappe.

 

Segnalazione esterna
Con segnalazione esterna si intende quella fatta da un qualunque soggetto interessato alla pubblicazione dei dati aperti di proprietà dell’Ente, che però non ne fa parte, quindi, gli attori sociali. Gli attori sociali possono essere cittadini, sviluppatori, organizzazioni, associazioni, o altri portatori di interesse verso la pubblicazione di dati pubblici, ma esterni all’Ente, che possono contribuire alla gestione e all’apertura dei dati con feedback e richieste.

Analogamente alla segnalazione interna, anche la segnalazione esterna può essere di tipo strutturato o non strutturato. Nel primo caso, il Referente Open Data decide, ad esempio, di stimolare la domanda di dataset realizzando un sondaggio ad hoc per identificare i temi di maggior interesse per gli attori sociali, divulgandolo online tramite il sito web dell’Ente o altri canali informativi, oppure inviandolo tramite una newsletter. È buona prassi sollecitare gli attori sociali con l’obiettivo di identificare nuovi dataset di interesse collettivo e, al contempo, mettere a disposizione meccanismi interattivi che permettano ai soggetti interessati di poter ricercare e segnalare in modo attivo potenziali dataset utili, attraverso un modulo di contatto.

Nel secondo caso, invece, gli attori sociali segnalano i dataset di loro interesse inviando una mail ad una casella di posta appositamente creata dall’Ente per le segnalazioni.

Gli attori sociali sono un’importante elemento all’interno del modello operativo dei dati aperti, in quanto veri destinatari dei dati pubblicati e la richiesta di pubblicazione di un particolare dataset è una forma di cittadinanza attiva in linea con quanto previsto dalla legge.

Infatti, i cittadini, avvalendosi del diritto di accesso civico presente nel D.Lgs. N° 33/2013 e secondo i principi del diritto d’accesso introdotti dalla legge 241/90, possono fare richiesta di consultazione di alcuni dati per i quali abbiano un interesse “diretto, concreto e attuale”.

Le segnalazioni esterne vanno gestite in modo continuativo ed interattivo, cioè informando il richiedente sullo stato di avanzamento della sua richiesta o fornendo informazioni su come accedere ai dati nel caso in cui siano già stati pubblicati o, eventualmente, sul perché non possano essere pubblicati.

 

Identififcazione del Referente Dataset
Il Referente Dataset è colui a cui vengono affidati i dataset da conferire, ovvero pubblicare, nel Portale Open Data Veneto. Possono conferire più persone all’interno di un Ente e tale ruolo può anche essere assunto dal Referente Open Data.

Il Referente Dataset deve avere una buona conoscenza di dominio, ovvero della natura dei dati, in modo tale che possa fornire le informazioni necessarie al loro censimento, estrazione ed aggiornamento continuo.

Nel caso in cui non sia possibile identificare in modo puntuale un Referente Dataset, il ruolo potrà essere assunto da un’altra risorsa da lui/lei delegata, purché ritenuta sufficientemente preparata alla gestione di quei dati, oppure direttamente dal Referente Open Data.

Al Referente Dataset compete la raccolta preliminare di informazioni sul dataset, quindi, la sua pubblicazione sul Portale Open Data Veneto. Ne consegue che sia il Referente Dataset a dover procedere al caricamento manuale del dataset e alla compilazione della scheda di metadatazione online, anche detta Scheda Informativa del dataset (Allegato A3).

 

Raccolta preliminare di informazioni sul dataset e validazione
Ogni Ente organizza la raccolta preliminare di informazioni sui dataset di interesse nel modo che preferisce, per esempio, tramite la compilazione di una Scheda Informativa del Dataset, così come suggerito dall’Open Data Management Cycle per la Gestione degli Open Data (2013), oppure organizzando un momento di confronto interno con il Referente Open Data, in cui si verificano anche completezza e correttezza delle informazioni restituite dai dati e si discutono eventuali integrazioni necessarie.

Tale momento è fondamentale per due ragioni:

  1. Consente di effettuare una prima e rapida analisi costo-beneficio per valutare quanto convenga la pubblicazione del dataset: ad esempio, la presenza dei dati in formato solo cartaceo potrebbe rendere la conversione in formato digitale troppo onerosa in termini di tempo e risorse;
  2. Consente all’Ente di tenere traccia, in qualsivoglia modalità, dei dataset che vengono identificati al proprio interno e, quindi, di censirli, facendo di ogni dataset un nuovo asset nel patrimonio informativo dell’Ente.